退職時にもらう書類一覧｜必要な場面・発行元・届かないときの対応

退職時に必要な書類は、再就職するか、失業給付を申請するか、健康保険を切り替えるかで変わります。全員が同じ5書類を新たに受け取るわけではありません。会社が発行・手続きするものと、自分が既に保管している番号の書類を分けて確認しましょう。

用途から必要書類を選ぶ

給与と退職金では源泉徴収票の種類が異なります。退職金がある場合は、その書類も別に確認します。退職証明書と離職票も、名称が似ていても発行の目的が違うため、そのまま代用できるとは限りません。

離職票は「届くまで待つ」だけにしない

会社の届出、ハローワークの処理、本人への交付にはそれぞれ時間がかかります。会社の手続き期限と、自宅に届く日を同じものとして扱わないでください。予定を過ぎた場合や保険の切替えなどの期限が迫る場合は、会社と提出先に早めに相談します。

2025年1月20日から、条件を満たす場合はマイナポータルで離職票等を受け取れます。マイナンバーの登録、雇用保険WEBサービスとの連携、会社の電子申請等の条件を厚生労働省の案内で確認し、退職前に会社とも交付方法をすり合わせましょう。受け取ったら氏名、賃金、離職理由を確認します。

未交付と紛失で対応を変える

日本年金機構では、年金手帳をなくした場合も基礎年金番号通知書を再発行する旨を案内しています。古い年金手帳を持っている人は保管し、全員が新しい手帳を会社から受け取るという前提にはしないでください。

会社への依頼文例

件名：退職に伴う書類の交付予定について

人事ご担当者様

〇月〇日付の退職に伴い、離職票と給与所得の源泉徴収票の交付方法・予定日を確認したく、ご連絡しました。

健康保険の切替えに必要な資格喪失の証明についても、発行窓口をご教示ください。

送付先：［住所／会社指定の確認方法］

氏名・所属：［　］

必要な書類だけに調整し、個人番号や口座情報を通常メールへ不用意に記載しないようにします。連絡日・回答・次の対応を記録し、長期間待ってから初めて問い合わせることを避けましょう。

受領後のチェック

• 氏名、離職日、会社名、賃金等を確認した。
• 使う手続きと提出期限を書類ごとに整理した。
• 原本提出が必要か、写しや電子データでよいか確認した。
• 紛失を防ぐ保管先と、必要に応じた控えを用意した。

関連するガイド

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出典・確認先

制度の公開情報は2026年10月4日に確認。個別の条件は各案内・窓口で確認してください。

• 厚生労働省：離職票のマイナポータル直接交付
• 日本年金機構：年金手帳・基礎年金番号通知書の再発行
• 国税庁：源泉徴収票不交付の届出前の確認
• 国税庁：令和8年分年末調整のしかた